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erika martin boca cerrada con cremallera

Los trucos de Erika

 

¿Guardas secretos, de verdad?

¡Hola!
 
¿Leíste mi post del viernes pasado? En él hablaba de los cotilleos en la empresa.
 
Mencioné de pasada que el puesto de secretaria es una de las fuentes de información para personas que buscan una primicia para Radio Patio. No me refiero a que se te escape algo sin querer. Sino a que sin decir o hacer nada, tú eres un centro neurálgico de información para los cotilleos y bulos de la oficina.
 

13 consejos para salvaguardar la confidencialidad

 
Hoy vengo con unos consejos para guardar la confidencialidad y privacidad de archivos, documentos y comunicaciones, tanto si trabajas en una empresa, como si trabajas por cuenta propia.
 

Tu mesa de trabajo

 

1. Ten la mesa limpia de papeles  


Tener montañas de papelotes sobre tu mesa no es indicativo de que estás súper ocupada y/o que eres súper importante. Lo que ven los demás es caos y desorganización, lo que afecta a tu reputación profesional.
 
Lo más importante 👉 Cualquiera que pase por allí puede leer datos, informes, presentaciones, agendas de reuniones …
 
Por tanto, intenta tener lo mínimo posible sobre tu mesa.
 

2. La etiqueta “confidencial” de los documentos  


Personalmente no soy partidaria de poner la etiqueta “confidencial” en carpetas y documentos. La razón es que es una llamada de atención para ojos curiosos y cotillas. Será en lo primero que se fije alguien cuando pase por tu mesa.
 
Yo lo que siempre que hago, con este tipo de información, es poner una marca, un símbolo o un código. P.ej. hago un círculo rojo en una esquina.
Claro, previamente he avisado a mi jefe y otras personas, a las que paso estos documentos, de que no pongo confidencial, personal, privado ni similar. Solo lo saben ellos (y de momento, creo que han sabido guardar mi secreto).
 

3. La impresora  


Si tienes montañas de papelotes en tu mesa, es que eres de las que imprime todo.
 
Más allá del gasto de papel y ser poco eco-friendly, recuerda que mucha de la documentación que imprimes y tienes sobre tu mesa es información sensible de la empresa y tu jefe.
 
Si compartes impresora con personas de otros departamentos, no dejes los papeles 3 horas en la impresora. Recógelos cuanto antes.
 
De hecho, deberías hablar con tu jefe para que te ponga una impresora para ti sola o para compartir con él o solo para Dirección.

⚠️ Cuando tengas que deshacerte del papel, destrúyelo. No lo tires a la papelera y ya. Te aseguro que hay gente que va a cotillear lo que has tirado al cubo, especialmente si lo que tienes es un contenedor de papel "comunitario".
 

4. La ubicación de tu mesa  


Si estás en una oficina diáfana (open space), cualquier compañero de trabajo que se siente detrás de ti, ve lo que tienes en la pantalla.
 
Habla con tu jefe o RRHH para que te muevan a otro sitio donde nadie pueda ver en qué estás trabajando.
 
⚠️ Si trabajas por tu cuenta en coworking o una cafetería, también deberías tener cuidado. Otras personas podrían ver información de tus clientes, proyectos, ofertas, presupuestos, etc.
 

5. Pon una contraseña (segura) en tu ordenador  


Asegúrate de que nadie puede acceder a tu ordenador, mientras tú no estés en tu sitio. Cambia la contraseña cada cierto tiempo.
 
Por supuesto, no valen las contraseñas tipo 1234, abcd, fecha cumpleaños, nombre de mi mascota y tonterías así, jajaja. Utiliza siempre algo que no tenga nada que ver contigo.
 
Yo utilizo Clave Segura para crear contraseñas de con letras, números y caracteres de forma aleatoria.

Intenta no utilizar la misma contraseña para todo. Ten mucho cuidado con dónde dejas el papel en donde las tienes apuntadas.

Si eres amante de las apps que guardan contraseñas, mucho cuidado también con la app que utilizas (algunas son estafas y lo que hacen es robarte los datos)
 

6. Bloquea siempre la pantalla del ordenador  

Siempre que te levantes del sitio, aunque sea para ir a la impresora, bloquea la pantalla. Insisto, siempre.
 
Habilita el protector de pantalla para que se active pasado un tiempo de inactividad, pej. un minuto. Así si te olvida bloquear la pantalla cuando te levantes al servicio, te aseguras de que se bloquea automáticamente y que tu compañero de atrás no ve el acta del comité de dirección en el que se habló de despedirle a él y a todos los cotillas de la empresa 😂
 

Documentos electrónicos

 

7. Carpetas compartidas  


Supongo que compartes archivos con otros compañeros de departamento en las unidades de red locales o en Sales Force, SAP, CRM y softwares similares.
 
Según la posición en el organigrama, habrá que habilitar unos permisos de acceso o incluso deshabilitarlos.
 
El de marketing no tiene por qué acceder a las carpetas de financiero y al revés. Un contable no tiene por qué acceder al desglose y partidas presupuestarias de todos los gastos de la empresa.
 
Cuando compartas documentos con otras personas, si estás en una empresa pequeña y te toca a ti configurarlo, asegúrate de darle el permiso acorde a su cargo o a lo que realmente pueda ser útil para su trabajo.
 
Acceso restringido, acceso solo para leer, acceso con contraseña o para modificar y editar.
 
Si estás en una empresa grande y detectas que hay gente con tiene acceso a archivos que no debería, informa a tu jefe o a RRHH para que le modifiquen los permisos.
 

8. Trello, Dropbox, Google Docs  


Si trabajas por tu cuenta, doy por hecho que compartes tareas, documentos, etc. con colaboradores y clientes.
 
Algunas de las plataformas más utilizadas son Trello, Dropbox y Google Docs.
 
Recuerda configurar los accesos y dar autorización según corresponda. También puedes bloquear documentos con contraseña.
 

9. Enviar emails  


Si tienes que enviar algo confidencial por email, primero pregúntate, si realmente esta es una buena opción y si no sería mejor darle en mano la documentación en papel o en un pen drive.
 
En el caso de que sea inevitable enviarlo por email, lo mejor es poner una contraseña al documento y llamar por teléfono al destinatario para hacérsela saber de viva voz.
 
Nunca envíes contraseñas por email y menos aún en el mismo correo en el que mandas el archivo sensible.
 
Después de enviar el email, muévelo de la bandeja de salida a una carpeta segura o, mejor todavía, elimínalo y también de la papelera.
 
Pide a tu destinatario que haga lo mismo. 

Cuando envío este tipo de correos, mi última frase siempre es: "Este email será destruido en 3, 2, 1 ... 💣" Así le recuerdo al destinatario, de forma simpática, que debe hacerlo desaparecer cuanto antes.
 

10. Recibir emails  


Si te llega un email con info confidencial, evita abrirlo y leerlo a toda pantalla. Recuerda que tu compañero de atrás podría leerlo también.
 
En su lugar, minimiza la ventana todo lo que puedas. Lee el correo rápido y después pásalo a una carpeta o elimínalo. No lo dejes en la bandeja de entrada.
 

11. Haz limpia de archivos temporales  


Acuérdate de hacer limpieza de archivos temporales, historiales de navegación, cookies, correos eliminados que siguen en la papelera, borrar archivos de la papelera del ordenador, etc. con cierta regularidad.
 
Quizás te suene a ciencia ficción eso del espionaje industrial, la ciberseguridad y los hackers, pero el robo de información privilegiada sucede con más frecuencia de lo que te puedes imaginar.
 
Como curiosidad te contaré que a los hackers les encanta la brecha de seguridad de las impresoras de las empresas. Roban información cuando estás enviado algo a imprimir, o sea, en el camino de los datos de tu ordenador a la impresora.
 
Por otro lado, como te conté en el post de herramientas de control, tu jefe puede tener acceso a tu ordenador y saber si estás trabajando o perdiendo el tiempo, haciendo compras online ... Borra las pruebas de que estás haciendo el vago.

Tu móvil  


Tanto si trabajas en una empresa o por cuenta propia, si utilizas el móvil para:
  • enviar y recibir correos electrónicos con jefes, compañeros, clientes o proveedores
  • comunicarte con todos ellos por Whatsapp
  • gestionar tareas con un trillón de apps
 
12. habilita el bloqueo con contraseña, pasado como mucho un minuto. Bueno, creo que todos lo tenemos así en el Smartphone privado, pero quería recordártelo para el corporativo, por si acaso.

 

13. El Whatsapp  


Deja claro con tu jefe y/o clientes si os vais a comunicar vía whatsapp y si os enviaréis por ahí archivos también.

Últimamente se ha puesto de moda utilizar el Whatsapp como si fuera el correo electrónico. Y no, no lo es.
 
Whatsapp es un servicio de mensajería pensado para comunicaciones entre particulares* que, aunque esté encriptado, no es infalible para los hackers.
 
*Sí, ha salido Whatsapp Business, pero está pensado como herramienta de atención al cliente, en plan chat para respuestas rápidas. No está pensado para enviar archivos ni documentos confidenciales (y mucho menos para hacer publicidad ni enviar newsletters).
 
Imagina que tienes que buscar una información que te enviaron hace tiempo por Whatsapp. Ya te veo subiendo hacia arriba por la pantalla, buscando entre los cientos de mensajes.

En serio, es mejor utilizar el correo electrónico. Con el tienes la posibilidad de filtrar correos por remitente, asunto, fecha, etc. y te será más fácil la búsqueda.

!! Si es un drama perder o que te roben el móvil, imagínate, si además tienes en él toda esta información de la empresa. !!

Como ves, guardar un secreto es muuuucho más que tener la boca cerrada 🤐

Con este correo creo que tienes lectura suficiente para unos días ... como siempre me he liado a escribir y no he parado, jajaja.

Regreso en un par de semanas. 

Erika
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