Po poschodiach pyramídy

Nástroj, ktorý si ukážeme v tejto kapitole, pôvodne slúžil debatérom pri príprave na súťažné debaty, aby sa zorientovali v tom, na akej úrovni myslenia sa stretnú s oponentským tímom. Pracovne sme ho volali pyramída úrovní sporu a vyzeralo to takto:

V súťažnej debate sa každý či každá cíti istejšie na inom poschodí tejto pyramídy. Je výhodné oponentov ťahať tam, kde sa ja cítim dobre a oni zas tak moc nie. Ak bol debatér zameraním skôr filozof a vyžíval sa v komplikovaných abstraktných myšlienkových konštruktoch, zväčša si hovel na úrovni hodnôt a aj oponentov sa snažil skôr ťahať do hodnotových sporov.

Ak nejaká debatérka takéto debaty považovala za prevažne jalové a skôr hľadala spôsoby, ako pre ľudí a deje okolo seba nastaviť čo najlepšie a najuniverzálnejšie pravidlá, skôr mala tendenciu oponentov sa pýtať “No a čo s tým chcete robiť?” a ťahať ich do strednej časti, sveta politík, prístupov, postupov a pravidiel.

No a ak iná debatérka mala skôr sklon k mikromenežmentu a vedela rýchlo vyhodnotiť, čo je a nie je realizovateľné a kde ideály a koncepty narazia na realitu, ničila oponentov na úrovni detailov, dotiahnutia myšlienok, popisov konkrétnych podôb realizácie. Teda snažila sa čo najviac odtiahnuť od abstrakcie a hovoriť na úrovni každodennej reality. 

V konzultantskej praxi a pri práci s ľuďmi v inštitúciách a firmách vysvitlo, že táto pyramída má oveľa širšie využitie. Totiž, častý problém, kvoli ktorému sa organizácie na konzultantov obracajú, je to, že sa nevedia vyznať vo vlastnej práci. Teda, v tom, čo práve robia, vo svojom najbližšom okolí sa vyznajú celkom dobre, ale nemajú nástroj, ktorý by dokázal postihnúť všetko, čo sa v danej organizácii deje a uviesť tieto veci do vzájomných súvislostí. A tu, po miernej úprave, prichádza pyramída celkom vhod.

Aby sme sa priblížili jazyku organizovanej práce, k hodnotám sme doplnili ciele. Prístupy sme rozšírili o procesy a detaily o akcie. A na čo teda takáto pyramída slúži? Môžme si v nej vytvoriť mapu toho, čím sa my ma naši kolegovia a kolegyne celé dni zaoberáme. 

Hodnoty a ciele

Vrch pyramídy je priestor pre vizionárov a stratégov. Do tohoto trojuholníka vpíšeme všetko, čo považujeme za dôležité a za čím v práci ideme. Zodpovednosť k životnému prostrediu, rešpekt ku kultúrnym odlišnostiam v radách zamestnancov, snaha vyrobiť každý rok najlepšiu motorku na svete alebo cieľ stať sa lídrom na trhu do piatich rokov, to všetko patrí sem. Ak sa nás niekto pýta, kvôli čomu je daná organizácia na svete, čo sleduje a o čo sa opiera, odpovede by všetky mali byť vpísané v tejto časti pyramídy. Ešte ďalej sa dá zájsť, ak ich dáme aj do vzájomného vzťahu. Je dôležitejši zisk alebo vytváranie vhodného pracového prostredia? Ide nám viac o férový prístup k dodávateľom pri platbe za ich služby alebo o maximálnu efektivitu pri míňaní rozpočtu? Tieto rozhodnutia nám neskôr môžu ušetriť množstvo času. 

Prístupy a procesy

V tejto časti odpovedáme na otázku, ako veci robíme. Sem patria pravidlá, normy, zásady, postupy a zaužívaná prax. Veci ako “pri chybe nehľadáme vinníka, ale cestu k jej náprave.” alebo “na stretnutia s viac ako desiatimi bodmi v agende si voláme facilitátora z inej časti firmy.”

Toto všetko sem ale nevpisujeme z plezíru. Pravidá a procesy nie sú len tak, oni musia mať zmysel. No a ten by sme mali vždy nájsť o poschodie vyššie. Každé pravidlo by malo byť odvodené alebo odvoditeľné od jednej alebo viacerých hodnôt, ktoré firma považuje za svoje. Proces alebo postup by mal smerovať k jednému alebo viacerým cieľom. Ak vo vrchnom trojuholníku nevieme nájsť cieľ alebo hodnotu, ktorú sledujeme, ale pravidlo, ktoré nás v práci sprevádza, považujeme za potrebné a zmysluplné, mali by sme sa zamyslieť nad jeho podstatou a z nej potom hodnotu odvodiť a do vrchného trojuholníka doplniť.

Detaily a akcie

V tejto, najväčšej časti pyramídy, by mal byť prehľad všetkých činností organizácie. Ak si chceme urobiť prehľad o tom, čo všetko robíme, tu je na to priestor. Od administratívu cez logistiku a IT až po obchod a HR. A potom by sme znovu mali ťahať nitky a pomyselné pojítka k poschodiu vyššie. Každá činnosť by mala byť zhmotnením nejakéto pravidla, postupu alebo procesu. Ak niekto niečo robí a my netušíme, prečo a na základe čoho, niekde je chyba. Buď ten človek a činnosť, ktorú robí, nikam nevedie alebo je pre nás prínosná a my nevieme, čím. Východiskom je opäť úprava o poschodie vyššie. 

Keď s vpisovaním a prepájaním skončíme, mali by sme vidieť niečo ako vianočný stromček. Pár hodnôt a cieľov je rozmenených na rozsiahlejší zoznam prístupov a procesov a tie potom vieme sledovať rozmenené do najväčšieho zoznamu akcií a detailov okolo nich v každedennej praxi. Na čo nám to bude? Ak si chce napríklad nový šéf kominikačného pozrieť, čo vo firme znamená solidarita, nájde si túto hodnotu v zozname hore, preštuduje všetky procesy a pravidlá, ktoré sa na ňu viažu a vie zabehnúť za konkrétymi ľuďmi a pozrieť konkrétne činnosti, ktorými sa táto hodnota v organizácii napĺňa. Ak niekto v sklade zrazu netuší, prečo má vypísať nejaké nové tlačivo, pozrie na predpis, ktorý mu to prikazuje a od neho si hore v pyramíde pozrie cieľ, ktorýsa tým sleduje. A napríklad zistí, že informácie z tlačiva môžu pomôcť lepšie plánovať prepravu tovarov a to smeruje napríklad k cieľu ušetriť na nich v daný rok 30% a polovicu z ušetrených peňazí dať na preémie zamestnancom. 

Táto pyramída má schopnosť aj do súboru komplikovaných činností a vzťahov vniesť poriadok a prehľad. A tým prispieť k tomu, že ľudia vovnútri organizácie budú môcť svoju prácu v nej vyhodnotiť ako zmysluplnú. Ak chcú.