Copy

Det første og sidste punkt på dagsorden er givet

Sidste punkt på dagsorden er de fleste steder eventuelt/evt./aob. Det er der en god grund til. Punktet bruges til at samle op på ting, som deltagerne finder vigtige, men som ikke fik plads på dagsorden. Under dette punkt tages ikke beslutninger eller igangsættes handling. Det er alene en rest-plads og er med til at holde selve dagsorden skarp på mødets hovedformål.

For at kunne disponere mødet er det vigtigt, at mødeleder allerede ved mødets begyndelse afklarer, om der er punkter til evt.  

Flere mødeledere bruger også pladsen til at aftale punkter til kommende møder. De rigtig skarpe bruger det til at evaluere mødet og aftale justeringer i formen til næste møde.

Første punkt på dagsorden er der flere meninger om. I sidste uges tip beskrev vi, hvordan konfliktfyldte og vanskelige punkter altid skal først. Men allerførst er det er god idé at lægge referat fra seneste møde.

Når mange mødeledere ikke gør det, skyldes det to ting. For det første mener man, at referatet jo allerede er sendt ud og dermed er spild af papir, for det andet forfalder man ofte til at sagsbehandle emner, der kommer senere på dagsorden og derved ødelægge mødets flow. Men det er et spørgsmål om god mødeledelse at undgå dette.

Referat fra sidst bør være det første punkt på dagsorden, og det bør vedlægges som bilag. Årsagen er enkel: deltagerne har været til masser af andre møder siden sidst. De har ikke seneste møde i frisk erindring. Pointen i at vedlægge referat er således, at deltageren i sin forberedelse, har samlet op på, hvad der skete sidst, og hvad status er. Derved skabes en rød tråd mellem møderne, og man undgår at gamle drøftelser begynder forfra.

På selve mødet skal dette punkt ikke have mere end et par minutter. På ad hoc møder, hvor der ikke er et foregående møde, bruges denne tid på at stille helt skarpt på, hvorfor vi mødes netop denne gruppe om netop dette tema.      

Om denne serie

Der spildes meget tid i møder. Hvis det skal løses, er der kun én vej. Den er til gengæld veldokumenteret og lige til at gå til. Det handler om at øge kvaliteten af mødet.

Høj mødekvalitet skaber færre møder, fordi mere rundes af på selve mødet. Mødekvalitet skabes før mødet. Ved at alle deltagere forbereder sig. Mødeleder har en opgave i at gøre det let at forberede sig.

Fem ud af fem ledere ved det. To ud af fem gør det. Fordi vi alt for ofte undervurderer mødets betydning, og driver det på rutinen. 

Denne serie af ti ugentlige tips til bedre mødeledelse har fokus på at afdække, hvordan vi får vendt viden til handling. Så alle ledere i din organisation faktisk gør det, de allerede ved, de bør gøre.

Uge 21. Lav altid en dagsorden
Uge 22. sorter punkterne efter vigtighed
Uge 23. Det første og sidste punkt på dagsorden er givet.


 

Få et tip om ugen

Selv en meget erfaren leder må ind i mellem skifte stil i sine møder for at opnå bemærkelsesværdige resultater. Hver søndag sender vi et nyt tip. Tilmeld dig her.
 

 

Wenche Strømsnes er stifter og leder af BetterMeetings. Kontakt hende på wst@bettermeetings.as

Gå til BetterMeetings her.

Viden om mødeledelse

Vi har samlet veldokumenteret viden om mødeledelse igennem flere år. Gå til vores artikelarkiv og søg den inspiration, du mangler. 

We're Social. Find os her

Copyright © 2018 BetterMeetings

opdater dine præferencer
afmeld nyhedsbrev
privatlivspolitik

Email Marketing Powered by Mailchimp