"Skulle vi ikke tage at holde ét møde ad gangen!" Sådan sagde en af mine kunder ofte, når han som mødeleder opdagede, at der pludselig var en bilateral samtale i gang ved siden af hovedsamtalen på mødet.

To-tre mødedeltagere havde simpelthen fjernet deres opmærksomhed fra det, der foregik i mødet og var igang med at tale med hinanden i stedet. Måske om det aktuelle dagsordenspunkt. Måske om noget helt andet. 

Man kan jo sige, at det er ekstrem dårlig pli, og at voksne mennesker burde udvise mere respekt. Men alligevel forekommer det i de bedste organisationer.

Helt grundæggende handler det om, at den enkelte ikke oplever at have en rolle i den fælles samtale men kan bidrage bedre på en anden måde. Måske synes hun faktisk at have godt input på det, der bliver drøftet, men er usikker og mangler en allieret, hvorfor hun henvender sig til sidemanden. Måske kan hun simpelthen ikke se, hvad hun skal i dette møde og har meget andet, der skal ordnes. 

Gør det let at udvise pli

Der er nogle greb, den, der planlægger mødet, kan anvende, for at den enkelte oplever, at det er helt afgørende at give sin fulde opmærksomhed til mødets dagsorden under hele mødet.

1. Seks til otte deltagere
En hyppig årsag til urolige møder er, at der er for mange mennesker i mødet. Forskningen er ikke entydig på dette felt, men mere end seks til otte deltagere er ikke optimalt. Hvis det af den ene eller anden grund er nødvendigt med mange deltagere, skal man være særlig opmærksom på at designe processer for hvert dagsordenpunkt. Et oplæg efterfulgt af ordet er frit er en sikker vej til dårlig mødekvalitet. Se vores tip fra uge 14 for at finde metoder til facilitering (link nederst på siden)       

2. En dagsorden med et klart formål
Vi anbefaler, at man laver dagorden ved først at notere alle de punkter, der er relevante. Herefter grupp'er man punkterne. Når det er gjort finder man et tema til dette specifikke møde og sorterer dagsordens-punkterne faldende efter hvor meget de understøtter temaet. Sæt de konfliktfyldte punkter øverst. Så har du deltagernes opmærksomhed fra start.

Undersøg nu om nogle af punkterne nederst på listen kan fjernes og erstattes af en skriftlig orientering. Brug uddybende materiale til så mange af mødepunkterne som muligt. 

Tænk i at designe dagsorden sådan, at deltagerne bliver aktiveret før mødet. Brug f.eks. spørgeskemaer eller konkrete spørgsmål. Jo mere velforberedte deltagerne er - jo bedre bliver mødet. Og i gode møder har deltagerne fuld opmærksomhed hele tiden.         


På linket "Læs mere" nedenfor finder du meget mere om den vigtigste nøgle til gode møder: design og involvering.

BetterMeetings mødesystem har en særligt funktion til at designe dagsorden, så det er let at involvere sig. Kontakt os, hvis du vil høre nærmere. Mail-adressen er nedenfor.