Når andre designer dine møder

Mødeledelse er et personligt ledelsesredskab. På samme måde som chefen ikke kan uddelegere en MUS-samtale til en underordnet, kan ansvaret for mødedesignet ikke uddelegeres til en PA,  en intern konsulent eller en helt tredje.
 
Mødeledelseslitteraturen er forbavsende tavs om de problemstillinger, som vokser ud af at lade en anden end mødeleder have ansvaret for en dagsorden. Paradoksalt nok. For i de fleste større private og offentlige organisationer samt i mange bestyrelser, er det ikke mødeleder selv, der designer mødet. 

Vi har derfor spurgt i netværket og blandt vores kunder om deres erfaringer med at lade en anden end mødeleder designe mødet.  Konklusionen er nogenlunde entydig: hvad man vinder i rettidighed og struktur (og slipper for af kedsommeligt rugbrødsarbejde), sætter man over styr på en for upræcis tidsmæssig prioritering af punkterne og på et for rutinepræget metodevalg. Resultatet er dårligere møder.

Vi har bemærket, at PA´erne eller konsulenterne qua erfaring eller uddannelse ofte er mere processtærke end lederne. (Desuden sidder PA´en/den interne konsulent ofte inde med viden om organisationen, som endnu ikke er nået frem til chefen. I et senere ”Ugens tip” vil vi komme ind på, hvordan denne viden kan bringes i spil, når dagsorden skal designes.) Imidlertid er der en tendens til, at mødedesigner vælger konservativt, dvs. vælger den velkendte "oplæg + kommentarer + konklusion-metode" i stedet for at vælge en metode, som afspejler punktets karakter og kompleksitet. Såre naturligt - for mødeledelse er et personligt ledelsesredskab. Hvad der føles rigtigt for den ene, føles kunstigt for den anden. Så hellere vælge det sikre …

Samarbejdet mellem mødeleder og mødedesigner kan styrkes med følgende tre greb:
1)    Sæt aldrig et punkt på dagsordenen uden samtidigt at beslutte en proces, som understøtter formålet med punktet. ”Det-var-oplægget,-så-er-ordet-frit”-tilgangen er kun sjældent den mest hensigtsmæssige metode.

2)    Smid hæmningerne overbord, drop det konservative. De fleste grupper oplever en markant gevinst i form af bedre beslutninger og større energi, når metoderne varieres fra møde til møde, fra punkt til punkt. Det lette er ikke nødvendigvis det rigtige. I begyndelsen vil det nye føles akavet og svært, men bare rolig, det går over med tiden.

3)    Mødeleder og mødedesigneren (hvad enten det er en PA eller en konsulent) skal regelmæssigt og grundigt evaluere både selve dagsordenen (herunder tilblivelsen af samme) og processen på mødet. Evalueringskriteriet skal være, hvordan den valgte metode understøttede formålet med det pågældende punkt. Mødeleder skal lade sig udfordre på metodevalget, men kun gøre det, der føles rigtigt. Giv evt. mødeleder mindst to metodemæssige alternativer til de vanskelige punkter. 



___
Dette er det tredje tip i serien om nøglen til effektive møder. Nederst på denne side kan du læse mere om selve seriens tema. Vi kører på i i alt 10 uger. Har du en kollega, som du mener bør modtaget disse tips, så send gerne dette link videre. Følg med i denne serie.