Copy

Derfor skal du slå hårdt ned på aflysning af møder

Møder er et medie til ledelse og samarbejde. Vi ser i nogle virksomheder, dette medie blive brugt og misbrugt uden nogen særlig omtanke. Det er spild af dyrebare ressourcer. Det er spild af andre menneskers tid. Det tydeligste tegn på dette er, når møder bliver aflyst eller flyttet. Det sender nemlig et signal om, at dette alligevel ikke var vigtigt nok, og dét alene underminerer den værdi, ledelse og samarbejde skal skabe. 

Når så mange oplever, at de ikke har tid til at gøre arbejdet, som de gerne vil, er kalender og opgavestyring det eneste redskab. Møder - der alligevel måske bare aflyses - er storsynder. Det blokerer kalenderen, og gør det sværere at få ting gjort. 

Her er fem vaner, der skal indøves for at undgå at aflyse møder
  1. Indkald kun til møder, hvis det er vigtigt, og du ved hvorfor: Hvad er formålet med mødet, og hvorfor kan det ikke håndteres i et af de faste tilbagevendende mødefora?
  2. Accepter kun deltagelse i møder, hvis du ved hvorfor, og hvordan du bedst bidrager,  
  3. Reserver tid i din kalender til at forberede dig til de møder, du har accepteret at deltage i og prioriter benhårdt i din tid, 
  4. Hvis katastrofen indtræffer - og du ikke kan deltage: Bidrag med din forberedelse på skrift eller afstem med mødeleder, hvordan du alligevel kan bidrage. Lad aldrig din forberedelse gå til spilde.  
  5. Øv jer i at gennemføre ad hoc møder virtuelt (telefon eller skype) eller asynkront (MS Teams, chatroom etc.) men gør det ikke til en (u)vane, så I forstyrrer hinanden hele tiden. 
Hvis du sørger for, at det har konsekvenser at aflyse et møde, har du skabt en organisatorisk forstærkning, som vil understøtte disse gode vaner. 
 
Organisatorisk forstærkning - om denne serie
Møder er det vigtigste redskab, en leder har. Men alligevel gennemføres mange møder på rutinen. Det er veldokumenteret, at møder har stor indflydelse på arbejdsglæde, resultater og handlekraft. Ikke desto mindre er det kun hver fjerde danske leder, som synes, at udbyttet af de møder, de deltager i, står mål med den anvendte tid.

Løsningen er så enkel, at de fleste overser den. Det handler om at tage ethvert møde alvorligt og insistere på den rette forberedelse. At behandle hvert eneste møde som det ledelsesredskab, det er.

Hvorfor gør alle ikke bare det? Den mekanisme er kendt som "Sophistication bias." Man overser simpelthen de enkle greb. Det er kort sagt mere sexet at arbejde med disruption, KPI'er og strategi end målrettet at gøre noget ved det helt grundlæggende - som ovenikøbet virker. Derfor er arbejdet med møder generelt underprioriteret.    
Michael Bo Nielsen er selvstændig ledelseskonsulent. Han er affiliate i BetterMeetings. Kontakt ham på mbn@mbnielsen.dk

Gå til hjemmeside her.
Wenche Strømsnes er stifter og leder af BetterMeetings. Kontakt hende på wst@bettermeetings.as


Gå til BetterMeetings her.
Få et tip om ugen

Selv en meget erfaren leder må ind i mellem skifte stil i sine møder for at opnå bemærkelsesværdige resultater. Hver søndag sender vi et nyt tip. Tilmeld dig her.

We're Social. Find os her

Copyright © 2019 BetterMeetings

opdater dine præferencer
afmeld nyhedsbrev
privatlivspolitik

Email Marketing Powered by Mailchimp