Copy

VANEBRUD brug 10 minutter på referatet, før mødet slutter.

Temaet for de kommende 10 uger er små praktiske vanebrud og ledernes erfaringer med dem  


Referatskrivning, -læsning og kommentering er en af de mest ineffektive og ressourcekrævende opgaver ved et møde. 
Man kan aldrig undvære et referat. Det er nødvendigt for at fastholde mødets resultater. Men mange steder bliver der brugt alt for meget energi efter mødet på det. Der står for meget i referaterne, for få læser dem (før næste møde nærmer sig) og handlingspunkterne efter mødet er ofte indforståede og dermed uklare for alle andre, end den, der har skrevet det.

For langt de fleste grupper er det beslutninger, argumenter og handlinger, der skal noteres ned. Og det kan lige så godt gøres på den måde, Karstens referent gjorde i dette eksempel. Hele lederteamet havde deltaget i en af vores workshops og en af de aftaler, de lavede, var at bruge de sidste 10 minutter af hvert møde på at gennemgå referatet sammen. I linket nedenfor kan du læse hele hans historie.

Uklarheder, der først opdages efter mødet, er kilde til flere møder
Allerede første gang Karstens ledergruppe gennemførte dette, viste det sig, at der var forskellig opfattelse af en konkret aftale om en handling. Tidligere ville referatet være blevet udsendt næste morgen. Så ville deltagerne læse det på et ledigt tidspunkt i løbet af den næstkommende uge. Her ville den opgaveansvarlige læse, at opgave forventes løst anderledes, end hun huskede det. Dermed ville der være brug for afklaring. Men med hvem? Mødeleder? referenten? hele gruppen?

Undersøgelser viser, at hver fjerde til hvert andet interne møde i en organisation er overflødigt. Det skyldes netop uklarheder som dette.

Denne praksis med at bruge de sidste 10 minutter på referat blev indført efter en workshop om møder, hvor alle 52 ledere i denne mellemstor sjællandske virksomhed var blevet enige om, at det var en god idé. I Karstens gruppe påtog referenten sig opgaven. Han tog simpelthen dagsorden op på skærmen og viste alle, hvad han havde skrevet til hvert punkt. I andre grupper er det mødeleder, der resumerer tydeligt efter hvert punkt. I en projektgruppe i samme virksomhed valgt man at gå bordet rundt de sidste 10 minutter, så alle kunne fortælle, hvad de havde noteret sig af opgaver på blokken.

Resultaterne er de samme. Den ineffektive proces efter mødet med at skrive, læse og kommentere referat er væk! 
 

Læs hele casen her
Læs mere om workshop

Få et tip om ugen

Selv en meget erfaren leder må ind i mellem skifte stil i sine møder for at opnå bemærkelsesværdige resultater. Hver søndag sender vi et nyt tip. Tilmeld dig her.

Viden om mødeledelse

Vi har samlet veldokumenteret viden om mødeledelse igennem flere år. Gå til vores artikelarkiv og søg den inspiration, du mangler. 

What goes up... must come down.  Det har stor konsekvens, hvad man som leder gør i sine møder. Det påvirker virksomhedens kultur, energi og performance. Et fokus på kvalitet i møder skaber tid til hele organisationen. Det vil hjælpe dig til at skabe en stærkere gruppe, fordi de møder, der holdes under din ledelse, er i top. Uden unødig koordinering og administration og med maksimalt fokus på handling. 

BetterMeetings mødesystem hedder What goes up. Det er oprindeligt udviklet som et digitalt svar til ledere af ledergrupper, fordi kvaliteten af ledernes møder smitter af på hele organisationen. Men systemet kan anvendes i alle grupper, der har tilbagevendende møder og bruges således også i udvalg, projektgrupper, afdelingsmøder og bestyrelser.

We're Social. Find os her

LinkedIn
Facebook
Hjemmeside
Email
Copyright © 2019 BetterMeetings

opdater dine præferencer
afmeld nyhedsbrev
privatlivspolitik

Email Marketing Powered by Mailchimp