Mødeleder: referatet er ikke et nyhedsbrev
”Hvornår er det blevet besluttet? Det har jeg ikke hørt noget om”.
”Det fremgår da af referatet inde på O-drevet”.
Denne ordveksling er klassisk, og den er desværre udtryk for, at et ledelsesteams kommunikation halter. Et referat er ikke en kommunikationskanal. Det er udelukkende et arbejds- og huskeværktøj for de, der har deltaget i mødet. Beslutninger skal formidles på anden vis.
Kvaliteten af de beslutninger, I træffer i ledelsesteamet, er entydig afhængig af måden, I får dem kommunikeret ud til relevante interessenter på. Derfor bør enhver (vigtig) beslutning efterfølges af en eksplicit overvejelse om, hvad, hvornår, hvordan og af hvem en beslutning kommunikeres ud.
Den effektive ledergruppe afslutter et punkt eller møde med at aftale: hvad er det præcise budskab? Hvem er de vigtigste interessenter? Hvornår meldes det ud (er det f.eks. på næste afdelingsmøde i afdelingerne?) Og hvilken kanal eller kombinationer af samme benytter vi?
Undersøgelser viser, at den mest troværdige kommunikatør i organisationen er nærmeste leder. Derfor skal man overveje, hvordan man får folk udenfor ledergruppen engageret i at løfte kommunikationsopgaven. Omvendt er der nogle gange brug for at ”toppen taler”, og at det derfor er topledelsen, der skal melde noget ud på skrift eller i tale. Allerbedst hvis det sker i en kombination.
Entydig, målgruppetilpasset kommunikation samt timing og konsistens er essentiel. Upræcise budskaber bliver til mudder, meningsløshed og deraf afledt modstand i organisationen, når medarbejderne finder ud af, at forskellige ledere har sagt noget forskellig.
Tip 4 er derfor: Tal på mødet om, hvordan der skal kommunikeres
Læs mere her
|
