Få referatet ud med det samme
Der skal altid være et referat efter et møde. Som minimum bare en kort mail, der bekræfter aftalen om, hvem der nu gør hvad. Det er med til at fastholde det, der skete på mødet.
Nogle referater er omfattende, opridser en række mellemregninger og er skrevet til at kunne dokumentere en beslutning eller et sagsforløb for eftertiden. Men det er langt de færreste mødeformer, der har gavn af et så omfattende referat. Faktisk kan det virke kontraproduktivt og hæmmende for en sund dialog, hvis mødedeltagerne er usikre på, hvor meget der går til referat.
For langt de fleste mødetyper er det tilstrækkeligt blot at notere væsentlige beslutningspunkter og de handlinger, der er aftalt. Udover at det skal fremgå, hvornår en given beslutning skal være iværksæt og afsluttet, er det en god idé at være eksplicit med, hvornår og hvordan der følges op.
Nogle ledergrupper slutter deres møder med en bordet rundt, hvor alle ridser op, hvilke opgaver de går ud af mødet med, og hvad der var af væsentlige erkendelser under mødet . Dette er så det, der også føres til referat. Effekten er slående, for der er langt større ejerskab til opgaver, man selv har skrevet ned og ovenikøbet sagt højt.
De fleste mødedeltagere læser ikke referater efter et møde. De er videre og har noteret deres opgaver i eget notatsystem. De referenter, der bruger at sende referat rundt til kommentering, ved, hvad vi mener.
Referatet er ikke en kommunikationskanal, som kan bruges til at kommunikere beslutninger til folk udenfor den gruppe, der har haft møde. Det skal gøres særskilt. Referatet er udelukkende et huskeværktøj for de, der deltog i mødet.
Der, hvor referatet virkelig gør en forskel, er i forberedelsen til det næste møde. Her fungerer referatet som en rød tråd og er med til at sikre, at næste møde tager afsæt der, hvor forrige mødes beslutninger er nået til. .
Men der er meget mere at gøre efter et møde for både mødeleder og mødedeltagere end at lave referat. Denne serie af tips handler om det. På genskriv næste søndag.
Tip 1 er derfor: Få referatet ud med det samme
|
