Der er ingen tvivl. De teams, der har den bedste mødekultur, er dem, som har den stærkeste disciplin omkring forberedelse. Det er en helt åbenbar konklusion ud fra vores arbejde med ledergrupper, og også forskningen slår det fast: mødeleders og -deltagers forberedelse til møderne er nøglen til effektive møder (Allen, Lehmann_Willenbrock and Rogelberg, The Cambridge Handbook of meeting science, 2015)

Vi taler her om ægte forberedelse og ikke ”som-om-forberedelse”, hvor man måske nok har øjet dagsorden og bilag igennem, men ikke reflekteret over egen rolle og bidrag.

Som det meste andet omkring møder, handler det ikke om sofistikeret ledelse, men enkle tiltag, som kan nudge en selv og kollegerne i den rigtige retning.

1. Mødeleder skal i egen forberedelse være i så god tid, at dagsorden kan sendes ud, så deltagerne kan nå at reagere inden mødet.
2. Mødedeltager skal booke sig selv til forberedelse samtidigt med, at han accepterer indkaldelsen til mødet. Ellers ender forberedelsen med at blive til nattearbejde eller forhastet og overfladisk forberedelse nærmest på vej ind i mødet.
3. Spørg inden I mødes. Hvis du undervejs støder på et spørgsmål – det kan være uklarhed omkring formålet med punktet eller omkring eksakt data – så spørg mødeleder eller punktejer inden mødet. Gode spørgsmål har det med at generere behov for yderligere undersøgelser. Handlingshåndbremsen ”Det må vi vende tilbage til på næste møde” kan undgås på denne måde.
4. Forhold dig til indholdet. Skriv til punkt-ejeren: ”Det vil være fint, hvis du også vil komme ind på dét og dét, for jeg har et spørgsmål angående sådan og sådan.”.
5. What gets measured gets managed, sagde Peter Drucker. Dette gælder også for møder. Afsæt fra tid til anden plads på møderne til en afsluttende evaluering af den enkelte og gruppen: hvordan var vores forberedelse til i dag? Hvad virker, og hvad kan vi stramme op på?

 
Dette er enkelt og ikke spor sofistikeret. Til gengæld virker det!

Læs også: ”Helt ærligt – hvordan forbereder du dig til møderne”
 

Organisatorisk forstærkning - om denne serie
Møder er det vigtigste redskab, en leder har. Men alligevel gennemføres mange møder på rutinen. Det er veldokumenteret, at møder har stor indflydelse på arbejdsglæde, resultater og handlekraft. Ikke desto mindre er det kun hver fjerde danske leder, som synes, at udbyttet af de møder, de deltager i, står mål med den anvendte tid.

Løsningen er så enkel, at de fleste overser den. Det handler om at tage ethvert møde alvorligt og insistere på den rette forberedelse. At behandle hvert eneste møde som det ledelsesredskab, det er.

Hvorfor gør alle ikke bare det? Den mekanisme er kendt som "Sophistication bias." Man overser simpelthen de enkle greb. Det er kort sagt mere sexet at arbejde med disruption, KPI'er og strategi end målrettet at gøre noget ved det helt grundlæggende - som ovenikøbet virker. Derfor er arbejdet med møder generelt underprioriteret.