VANEBRUD Engager bestyrelsesmedlemmerne før mødet

Denne case er fra bestyrelsesmøderne i en mellemstor servicevirksomhed

"Direktionens orientering - mundtligt." Sådan lød et af de faste punkter på dagsorden til alle bestyrelsesmøder i en mellemstor servicevirksomhed med 300 ansatte, en ledergruppe på syv og en direktion på tre personer. De tre dirkektionsmedlemmer og ind i mellem en eller flere mellemledere fremlagde på skift fra en i forvejen produceret lækker PowerPoint med status på dette og hint. Det betød desværre, at der var lidt for meget envejskommunikation på møderne. 

På en workshop for bestyrelsen og de to ledelseslag besluttede man blandt andet at ændrede processen, så den forberedte PowerPoint blev sendt ud et par dage før mødet. Her kunne bestyrelsesmedlemmerne notere sine spørgsmål og sende dem til bestyrelsesformanden og direktionen forud for mødet. På selve mødet blev det de konkrete spørgsmål, der kom til at sætte dagsorden. Det gav mange fordele.
 

1. Direktionens mundtlige orientering blev mere nærværende og relevant for deltagerne på mødet.
2. Direktionen havde mulighed for at finde uddybende materiale til det, bestyrelsen var optaget af.
3. Bestyrelsen var bedre forberedt og stillede bedre spørgsmål. Måske fordi spørgsmålene ikke opstod ud af dagsformen på mødet men i stedet af en individuel forberedelse.
4. Direktionen oplevede, at bestyrelsen blev bedre sparringspartnere på de drifts-temaer, der typisk var genstand for orienteringen. Ofte blev der budt meget mere konkret og konstruktivt ind.
5. Der blev brugt mindre tid på punktet, og det gav plads til mere tid til de strategiske beslutningsoplæg.