Sådan påvirker dit samspil med din PA kvaliteten af møderne

- Når andre designer dine møder (2/2)

”Vi er bedrevidende – det er bare ikke så tit, vi får mulighed for at være det”. Sådan opsummerede en PA med ansvar for mødedesignet for en ledergruppe på niveau 2 i en større organisation sin og PA-kollegaernes situation.

Som ikke-ledere med adgang til andre typer information i organisationen end lederne har PA-ere, interne konsulenter og andre med ansvar for mødedesign ofte datagrundlag, som – hvis de koordineres – er guld værd for organisationen. PA´erne ved bedre end lederne. De er bedrevidende. Udfordringen er at få denne viden bragt i spil på en systematisk måde.

I forrige Ugens Tip beskrev vi, hvordan ledelseslitteraturen er tavs omkring de problemstillinger, der springer ud af at lade en anden end mødeleder designe mødet. Som vi skrev, så peger erfaringerne fra vores netværk og kunder i retning af, at mødeleder og mødedesigner, skal have tæt kontakt, da mødeledelse er et personligt ledelsesredskab, som ikke kan uddelegeres.

En anden konklusion, som vi går i dybden med i denne uge, er, at man gennem organisering kan gøre de bedrevidende PA´eres viden aktiv. Det kræver, at PA´erne udvikler metoder for at koordinere (arbejdet med) de respektive ledergruppers møder. Centralt i dette arbejde er regelmæssige møder mellem de designansvarlige på tværs i organisationen.

Følgende tre greb til koordinering af mødeaktiviteterne på tværs i organisationen ligger lige for.

1. Implementering. En gennemgående problemstilling er, at PA´erne ofte har rigtig god føling med implementering af fælles beslutninger ude i organisationen. Det er ofte dem, der ser eller hører først, hvis der er en asymmetri i afdelingernes implementering. Den slags viden skal op på ledermøderne, før det er for sent. I samme boldgade er, at PA´erne har mulighed for at sikre, at bestemte sager bliver behandlet nogenlunde synkront på tværs af ledergrupperne.
2. Koordinering. Metodevalg kan have en afgørende indflydelse på udkommet af et møde. En vis grad af koordinering af mødedesignet på tværs af ledergrupperne vil alt andet lige gøre gruppernes beslutninger og ejerskabet til samme mere homogent. Derved lettes implementeringsarbejdet på tværs i organisationen.
3. Kommunikation. PA´erne har endelig en vigtig opgave i at korrigere kommunikation på tværs i organisationen. Vi har flere gange hørt, at der opstår et stort gab mellem det, ledergruppen TROR, den har kommunikeret – og det medarbejderne faktisk har opfattet. Den modsatte vej kan der være spørgsmål eller indspark fra mellemledere og medarbejdere, som ikke når frem til den ansvarlige leder – og som derfor ikke kommer op på møderne.

Denne organisering handler ikke om at fratage mødeleder ansvaret, men udelukkende om at give PA´erne mulighed for at kvalificere deres input til den enkelte ledergruppe – til glæde for hele organisationen.



___
Dette er det fjerde tip i serien om nøglen til effektive møder. Nederst på denne side kan du læse mere om selve seriens tema. Vi kører på i i alt 10 uger. Har du en kollega, som du mener bør modtaget disse tips, så send gerne dette link videre. Følg med i denne serie.