Copy
Se i browser
Asynkrone møder - brug dette oversete trick til mere effektive møder 
Dette er det sidste af 10 tips, der handler om at påpege de ting, der gør møder uhensigtsmæssigt dyre og give tip til at vende det til handlekraft. Se dem alle i bunden af dette brev. 

Den mest populære måde at beregne, hvad møder koster, er at beregne den tid, der anvendes i møder og gange med timelønnen for de deltagende. En af de bedste beregnere er lavet af Bain & Co og findes nedenfor.

Desværre finder der ikke tilsvarende simple metoder til at beregne, hvad det koster IKKE at holde møde. Men alt for mange tiltag, der har til formål at reducere tiden anvendt i møder, skubber blot spildtid fra det synlige til det usynlige. Møder er nemlig motoren i forretningens udvikling, fordi de sikrer koordinering, ejerskab og fælles retning. 

Der findes ikke videnskabelig understøttelse til, at det skulle øge effektivitet at reducere længden af møder. Til gengæld er der god dokumentation for, at mængden af møder bør reduceres, hvis man ønsker at drive en effektiv organisation. Det skyldes, at selve mødet i kalenderen giver en forstyrelse fra de opgaver, der skal løses. Og den forstyrrelse koster - uanset om den varer to timer eller 20 minutter.

Hertil er der naturligvis de helt håndfaste omkostninger til mødefaciliteter, transport, AV og fortæring.  

Når man vil reducere mængden af møder, er der kun én vej: bedre mødekvalitet.  

     
Asynkrone møder

Bedre mødekvalitet kan kun skabes ad én vej: bedre forberedelse. Til det er asynkrone møder ypperligt, men de kræver en virkelig dygtig mødeleder eller facilitator til at sætte igang og samle op.

Ved et asynkront møde samarbejder en gruppe mennesker om samme emne. Men de gør det fra forskellige steder (typisk eget skrivebord) og på forskellige tidspunkter. Det kan være små spørgeskemaundersøgelser, konkrete tekster der rundsendes, afstemninger eller lignende. Pointen er, at alle arbejder på samme opgave, men de gør det individuelt og i deres egen tid. Herved undgås den gruppebias, som ellers træder i kraft, når deltagerne sidder sammen. Og tiden brugt indviduelt på at forholde sig skaber reflektion og øger sandsynligheden for ejerskab.   

Pointen er, at emnet er gennemarbejdet grundigt og ofte gennem lang tid, før gruppen overhovedet mødes. 

Asynkrone møder adskiller sig fra helt almindelig forberedelse, ved at deltagerne svarer, og deres svar bearbejdes forud for mødet. Selvfølgelig egner ikke alle temaer sig til dette, men de fleste bliver overrasket over, hvor meget, der kan klares på denne måde. Asynkrone møder kan i nogen tilfælde gør et fysisk møde overflødigt, men de bør aldrig stå helt alene. Hele den sociale dimension, der skaber et godt samarbejde, springer ud af de fysiske møder.     

Der er masser af redskaber til dette: Doodle til afstemninger, almindelige mails, workspaces i sharepoint, dropbox paper, sli.do, slack, wrike etc. På BetterMeetings hjemmeside opdaterer vi løbende en oversigt over gratis digitale redskaber (se her). Der findes også mere profesionelle platforme, som samler det hele - f.eks. det finskudviklede Real. Endelig vil de fleste digitale mødesystemer have denne slags funktioner. 

 
Bedre møder giver færre møder.
Hertil afslører studier, at mødekvalitet har sammenhæng til
Jobtilfredshed
Organisatorisk stress
 
Læs mere
Gå til Bain & Co's mødeberegner
Handlekraft

Få et tip om ugen:

Møder er motoren i forretningens udvikling

Selv en meget erfaren leder må ind i mellem skifte stil i sine møder for at opnå bemærkelsesværdige resultater. Hver søndag sender vi et nyt tip.

Wenche Strømsnes er stifter og leder af BetterMeetings. Kontakt hende på wst@bettermeetings.as.   

Share
Tweet
Forward
Share
Få et tip om ugen
Gå til hjemmesiden
Se alle tips
Brug 2-3 timer i jeres gruppe på at drøfte, hvordan I får endnu mere ud af den tid, I bruger i møder. Book et foredrag her.
Når møder bliver for dyre

Studier viser, at mindst 15% af en virksomheds lønsum anvendes ved, at medarbejdere og især ledere sidder i møder. Det er indlysende, at jo mere værdi, der kan skabes for denne enorme sum, jo bedre er det for virksomhedens konkurrencekraft. Vejen til at skabe værdi i møder er enkel og helt ukompliceret. Alligevel er mange ledere blinde for det. Tre ud af fem ledere tager slet ikke deres møder alvorligt. Denne serie på 10 ugentlige tips har til formål at påpege de ting, der gør møder uhensigtsmæssigt dyre og give et tip til at vende det til handekraft. 

Uge 11: Mødedeltagere, der kommer for sent
Uge 12: Orienteringspunkter
Uge 13: For lange drøftelser
Uge 14: Fraværende mødedeltagere
Uge 15: Dårlige referater
Uge 16: Elendige beslutningsoplæg
Uge 17: Dårlig disciplin i mødet 
Uge 18: Uforberedte deltagere
Uge 19: Uærlig samtale
Uge 20: Tiden i mødet kan ikke anvendes til andre opgaver

Email Marketing Powered by Mailchimp

opdater dine præferencer
afmeld nyhedsbrev
privatlivspolitik