Copy
Tip til ledelse i dine møder
Se denne mail i din browser

  

Derfor bør I formulere en politik om PC, tablet og smartphones i møder.

Det skaber ineffektive møder, når mødedeltagere sidder med elektroniske enheder. Det er hverken optimalt at forbyde det eller lade det være op til den enkeltes dømmekraft. Der er ingen vej uden om at tage stilling. Læs hvorfor i dette nyhedsbrev og se, hvordan andre gør. 
Del
Del
Tweet
Vidersend
Det skaber ineffektive møder, når mødedeltagere sidder med elektroniske enheder. Deltagerens opmærksomhed er altid i risiko for at drive væk fra mødet, og konsekvensen af det er, at han spilder både sin egen og andres tid.

Derfor er det nærliggende at forbyde disse ting til møder. Det er blot sjældent i praksis en holdbar løsning. Det skyldes to ting: 
- moderne mødestyrings-systemer leverer dagsorden og materiale elektronisk,
- flere og flere bruger elektroniske note- og opgavesystemer og enheden er dermed et arbejdsredskab, som er helt nødvendigt for at kunne bidrage konstruktivt til mødet.
De er ingen vej uden om at tage stilling.
Flere har skrevet ind om situationen, hvor der opstår et spørgsmål under drøftelsen i mødet, hvorefter en mødedeltager surfer efter svaret på sin tablet. Det kaldes instant gratification og betegner en holdning om, at der ikke er grund til at vente på informationer, som kan findes lige under vores fingerspidser. Men det er selvsagt en helt umulig situation at styre i et møde. 

Hvis situationen opstår - og der virkelig mangler kritisk information, som skal tilvejebringes - er det bedre at lave et brud i mødet, gå hver til sit og derefter mødes igen for at dele de nye informationer og fortsætte drøftelsen ud fra det.

Men selv en mere fokuseret adfærd, hvor mødedeltager har sin enhed på lydløs og kun bruger den til møderelevante opgaver, spænder ben for effektive møder. Blot et diskret blink på enheden, der indikerer, at der er kommet en besked, er en forstyrrelse. Det tager deltagerens opmærksomhed, også selv om han er disciplineret nok til ikke at åbne den.

Der skal derfor findes en måde, hvor forstyrrelser udefra fjernes helt.
 
Prøv derfor dette på dit næste møde:

Sæt tid af til at lave en aftale om brug af elektroniske enheder i jeres møder. Aftalen skal sikre, at forstyrrelser udefra fjernes helt.
 
Hvis dette dagsordenspunkt er vanskeligt i jeres gruppe, så står du ikke alene. Mobilen er for mange som en del af dem selv. Derfor kan det være en god idé at bede deltagerne sende forslag forud for mødet til, hvordan I fjerner forstyrrelser udefra. På mødet kan I drøfte de forskellige forslag og beslutte et af dem, f.eks. ved en afstemning. Herefter er det vigtigt at formulere konklusionen og følge konsekvent op på det på de efterfølgende møder. Se eksempler på sådanne formuleringer nedenfor. 

Eller I kan som virksomhed simpelthen diktere en tydelig politik om mobiler i møder. Det virker, hvis I mener det og følger det konsekvent.

Hvis du har 13 minutter, så tjek videoen i bunden af dette nyhedsbrev. Det er et af Simon Sineks mange fantastiske foredrag.     
Sådan gør andre.
 
På vores møder er det kun referenten, der må medbringe elektroniske enheder.  

På vores møder bliver alle mobiler og Ipads lagt på en hylde ved mødets begyndelse.

På vores møder er alle enheder aldrig på lydløs. De er i flight mode, og hvis nogen har glemt det, ved alle det. Det udløser "kvaje-kage."

På alle vores mødelokaler er der et skilt, der siger: "adgang forbudt for mobiltelefoner."
“You know what happens when you take all the phones away? People relax,” Sinek says. “In the break, they sit and talk to each other. No one goes to get their phones. And on the way out, they’re actually talking to each other. It creates camaraderie.”   

Simon Sinek, foredrag på School Administrators of Iowa, August 2015 (Lagt på Youtube den 2. sept. 2015)



Skriv til os, hvis der er emner indenfor mødeledelse, du gerne vil have tips til. 
 

I næste uge skriver vi om, hvorfor du som udgangspunkt bør afslå indkaldelser til ekstraordinære interne møder.  
wst@bettermeetings.as
Læs mere om ugens tip
Tilmeld dig nyhedsbrevet her

Uge 11: Derfor virker det næsten aldrig at bede deltagere kommentere et referat
Uge 10: Sådan sikrer du, at de projekter, I godkender, bliver en succes
Uge 9: Sådan laves et beslutningsoplæg til ledermødet
Uge 8: Sådan undgår du blinde vinkler i jeres beslutninger
Uge 7: Sådan håndterer du en mødedeltager, der ikke har løst sin opgave
Uge 6: Sådan får du færre og kortere ledermøder
Uge 5: Sådan holder du drøftelsen på sporet
Uge 4: Sådan designer du samtalen i mødet
Uge 3: Sådan håndterer du mødedeltagere, der kommer for sent
Uge 2: Sådan håndterer du dem, der taler for meget i mødet
Uge 1: Sådan får du alle med i drøftelsen på mødet

Copyright © 2017 BetterMeetings.as

DOKK1 Niveau 3
Hack Kampmanns Plads 2
8000 Aarhus C
Tilføj os til din adressebog

Opdatér dine præferencer
Afmeld dette nyhedsbrev

Send dette nyhedsbrev til en ven 





Email Marketing Powered by Mailchimp