Copy
Tip til ledelse i dine møder
Se denne mail i din browser

  

   
Ledermøder.
Sådan kan du sikre, at de projekter, I godkender, bliver en succes. 

"Kender du det? Man godkender indstilling til et projekt, fordi gruppen bag tydeligvis brænder for det. Og så bruger man de opfølgende møder på at hjælpe gruppen i mål, fordi projektet ikke forløb, som det skulle?"
Vi har fået så mange beskrivelser af denne situation, at den får sit helt eget nyhedsbrev i denne uge.
Del
Del
Tweet
Vidersend
Enhver leder ved, at projektleders ejerskab og engagement er afgørende for, at et projekt får succes. Derfor er det vanskeligt at forholde sig konstruktivt kritisk til en velskrevet projektindstilling. Nedenfor er en metode til at få alle faldgruber frem på en måde, der engagerer. 
Hertil sker det alt for ofte, at dårlige projekter kører videre, fordi man ikke oplever at have et alternativ. Her vil et godt referat fra opstarts-mødet kunne gøre underværker. Metoden nedenfor sikrer, at I forholder jer til alternativer, allerede før projektet går i gang. 
Prøv derfor dette på dit næste møde:

Sæt tid af til at drøfte, hvad der kan få projektet til at fejle, og hvad I så vil gøre. Sørg for, at dette fremgår af referatet.
 
Metodeforslag:
I dette eksempel bruges 60 minutter af et ledelsesmøde til at behandle en projektindstilling. Med kursiv er angivet, hvad der bør fremgå af referatet. 
  1. Projektejer fremlægger det helt overordnede mål med projektet. Hvilke konkrete resultater skal det skabe, og hvilke faser er der? Brug kun 10 minutter (forudsat at alle mødedeltagere har læst projektindstilling før mødet) og tillad kun afklarende spørgsmål.
    Sørg for at notere følgende: 
    • Hvad har projektejer brug for fra denne gruppe (ud over et mandat)? 
    • Hvornår følger dette mødeforum op og på hvad?
    • Hvilke ressourcer er nødvendige for at lykkes? Har vi stillet dem til rådighed?
    • Hvem følger op på hvad mellem møderne? Hvordan følges op og hvornår sker det?
       
  2. Bliv derefter helt konkret med, hvad der er det første mål, der skal nås? Hvordan og hvornår ser vi det? 5 minutter.
    Noter allerede nu dette som et punkt på dagsorden, på det relevante kommende møde. 

     
  3. Forestil jer, at projektet er fejlet. Brug tre minutter på, at alle deltagere i stilhed noterer, hvad de forestiller sig har været årsager til dette. Drøft og lav en liste med så mange projekt-døds-årsager som muligt. 20 minutter. Listen er til projektleder, som efter mødet skal indarbejde værn for de mulige årsager i sin plan.
    I referatet bør skrives, hvad der kan udløse, at denne gruppe bliver involveret ud over planen?

     
  4. Det er en god idé allerede fra start at drøfte, hvad der kan lukke projektet ned, og hvad man i så fald vil gøre ved det problem, som projektet skal løse. Der vil nemlig være langt mere klarsyn i denne fase af et projekt, end når krisen er indtruffet. At kunne gå tilbage til referatet fra opstarts-mødet kan vise sig at blive en uvurderlig hjælp til projektets fremdrift, fordi alle ved, at der er et reelt alternativ. 20 minutter. Notér dette alternativ i referatet så konkret som muligt.
     
  5. Slut altid punktet af med at genopfriske, hvorfor projektet er vigtigt (punkt 1), og hvad første milepæl er (punkt 2). Husk, at formålet med dette punkt på dagsorden er at sikre, at projektet bliver en succes. 5 minutter.  
     
Nøglen til succes med denne metode er, at mødeleder kommunikerer, at det handler om at komme op med så mange forskellige "årsager til projektdød" som muligt. Dermed bliver det legalt at sætte ord på det, man ofte ellers er for høflig til, og derfor giver metoden mere end en almindelig risikoanalyse, som er foretaget af projektteamet selv. Metoden kaldes Project Pre-mortem.
   

 
Læs mere om at designe et dagsordenspunkt her
Husk at beslutningsprocessen er vigtigere end beslutningsgrundlaget. Tjek gerne nyhedsbrevet fra uge 8. Du finder det i bunden af denne side.



Skriv til os, hvis der er emner indenfor mødeledelse, du gerne vil have tips til. 
 



I næste uge afslører vi, hvorfor det næsten aldrig virker at bede folk kommentere et referat. Du får et par tips til gode alternativer.  
wst@bettermeetings.as
Læs mere om ugens tip
Tilmeld dig nyhedsbrevet her

Uge 9: Sådan laves et beslutningsoplæg til ledermødet
Uge 8: Sådan undgår du blinde vinkler i jeres beslutninger
Uge 7: Sådan håndterer du en mødedeltager, der ikke har løst sin opgave
Uge 6: Sådan får du færre og kortere ledermøder
Uge 5: Sådan holder du drøftelsen på sporet
Uge 4: Sådan designer du samtalen i mødet
Uge 3: Sådan håndterer du mødedeltagere, der kommer for sent
Uge 2: Sådan håndterer du dem, der taler for meget i mødet
Uge 1: Sådan får du alle med i drøftelsen på mødet

Copyright © 2017 BetterMeetings.as

DOKK1 Niveau 3
Hack Kampmanns Plads 2
8000 Aarhus C
Tilføj os til din adressebog

Opdatér dine præferencer
Afmeld dette nyhedsbrev

Send dette nyhedsbrev til en ven 





Email Marketing Powered by Mailchimp