Case. Sådan får du mest ud af dine mødereferater

Denne uges case handler om, den overraskende store effekt af at justere en smule på dagsorden. 

I denne uge fortsætter vi fortællingen om Instituttet, der besluttede sig for at gøre op med en hverdag, hvor ledelsen nærmest gik fra møde til møde. Fik du ikke læst sidste uges tip, er der link til det nedenfor.

Processen med at skrive referat var faktisk ret omfattende. En person sad under hele mødet med denne opgave, under og efter mødet blev referatet skrevet, efter mødet blev det sendt til godkendelse hos mødeleder og siden sendt til hele gruppen til kommentering. Herefter blev det lagt synligt internt eller sendt til konkrete andre interessenter end dem, der havde deltaget i mødet. 

Ledelsen besluttede at skippe den praksis helt og erstatte den af aftalepapirer og opgavelister. Referat blev aftalt under selve mødet, enten undervejs efter hvert dagsordenspunkt eller til allersidst. Der sad ikke længere en person med under hele mødet for at være referent. Alt dette gjort muligt af et krav om en bedre dagsorden til møderne.    

I denne case kan du læse om, hvordan de gjorde.

I de kommende uger vil vi beskrive, hvordan dette også fik stor betydning for formen på selve mødet og mødemateriale. Ja - og så blev smartphones, PCere og tablets til sidst fjernet helt fra møderne. Følg med i de kommende 'UGENS TIP'.